Quels sont les documents à fournir lors d'un contrôle d'Urssaf ?
Collectant et redistribuant toutes les cotisations et contributions servant à financer la protection sociale, l'Urssaf a le droit de contrôler chaque entreprise tous les 3 ans. Un contrôle Urssaf, que l'organisme privé estime être davantage un moment de pédagogie que de sanction, doit cependant se préparer avec sérieux. Notamment au niveau des documents à fournir.
Quels sont les documents demandés lors d'un contrôle Urssaf ?
Toute entreprise sollicitée pour un contrôle Urssaf doit s'y préparer du mieux possible, et notamment être prête à fournir différents types de documents :
- ses documents sociaux (déclaration sociale nominative, bordereaux de cotisations, déclarations de régularisation annuelle, bulletins de salaire, contrats de travail...) ;
- ses documents comptables (bilans, grands livres comptables, balances comptables, fichier des écritures comptables...) ;
- ses documents fiscaux (avis d'imposition, liasses fiscales...) ;
- ses documents juridiques (statuts des sociétés, documents liés aux fusions-acquisitions...) ;
- ses factures (factures des sous-traitants et honoraires des travailleurs indépendants) et ses notes de frais (factures des repas et voyages d'affaires notamment).
En plus de cette liste non exhaustive, l'Urssaf a le droit de demander tout autre document relatif à la vie de l'entreprise et tout support d'information supplémentaire. Elle peut également solliciter les salariés de l'entreprise contrôlée afin de les auditionner.
Comment fournir ses documents lors d'un contrôle Urssaf sur place ou sur pièces ?
Il existe deux types de contrôle Urssaf. En cas de contrôle sur pièces (aussi appelé "contrôle partiel d'assiette sur pièces") utilisé pour des entreprises de moins de 11 salariés et les indépendants, le contrôleur responsable liste sur son avis de contrôle Urssaf les documents spécifiques, qui sont à lui envoyer sous 30 jours, directement par la structure contrôlée ou par un tiers dûment mandaté (expert-comptable par exemple). Pouvant concerner tous les types de documents évoqués ci-dessus, le contrôle sur pièces s'effectue depuis les locaux de l'Urssaf, sans rencontre physique entre le contrôleur et le dirigeant de l'entreprise. Lors d'un contrôle sur place, le contrôleur de l'Urssaf se déplace au siège de la société où il pourra être amené à demander à l'employeur n'importe quel type de documents possiblement à fournir lors d'un contrôle. Là aussi, un avis de contrôle envoyé en amont précise les documents à préparer et à présenter le jour du contrôle Urssaf. Cette liste peut être complétée par des demandes supplémentaires au fil de la procédure.
Jusqu'à quand remonter pour les documents à fournir en cas de contrôle Urssaf ?
Un contrôle Urssaf porte en principe sur les 3 années civiles qui précèdent le début de la procédure de contrôle. Il faut donc être prêt à fournir les documents demandés sur toute cette période. Exemple, pour un avis de contrôle reçu en 2023, les documents des années 2020, 2021 et 2022 seront requis. À noter qu'il est possible de faire appel à un cabinet comptable ou à un conseiller juridique pour être aidé dans la préparation des documents à fournir lors d'un contrôle Urssaf, et plus largement pour gérer ou anticiper ce contrôle.
