Les étapes clés pour entamer la transformation digitale de sa fonction
Afin de gagner du temps dans son travail, la transformation digitale doit être mise en place avec méthode. Voici les étapes clés pour entamer la transformation digitale de la fonction du Daf.
Identifier les tâches à transformer
L'atout majeur de la transformation digitale est de confier au numérique le traitement de ses tâches répétitives et sans valeur ajoutée, afin d'obtenir plus de temps à consacrer pour les actions plus importantes, et notamment le décisionnel. Cela dans le but d'accroître la compétitivité et la rentabilité de son entreprise. Il est donc important, au début de sa transformation digitale, d'identifier les tâches chronophages et automatisables. Celles-ci sont souvent les mêmes pour tous les Daf, mais la priorité de leur automatisation peut varier en fonction du secteur d'activité, des missions confiées à la fonction, etc. Voici quelques exemples de tâches chronophages et automatisables lors d'une transformation digitale :
- le suivi des paiements, des relances, etc. ;
- les exports comptables, les traitements des notes de frais ;
- les reportings et suivis de trésorerie ;
- la réalisation de tableaux provisionnels financiers ;
- le reporting des différents KPI ;
- la sécurisation de ses données.
Bien choisir ses outils de transformation digitale
L'automatisation des tâches passe par le bon choix d'outils numériques, et notamment d'un ERP (Enterprise Resource Planning, progiciel de gestion intégré) de qualité permettant de gérer l'ensemble des processus avec une interopérabilité entre les différents départements : gestion des ressources humaines, gestion comptable et financière, aide à la décision, vente, distribution, etc. La tendance est à l'utilisation d'un ERP Cloud permettant l'accès à l'ensemble des données de l'entreprise en temps réel et depuis n'importe quel appareil (ordinateur de bureau, portable, smartphone...). Cet ERP est capable de se connecter à de nombreux outils venant compléter le progiciel central afin d'aider à l'automatisation des tâches ciblées. Parmi ces outils, on peut notamment citer l'intérêt des logiciels experts en :
- comptabilité ;
- trésorerie ;
- S&OP (sales and operations planning, la planification des ventes et des opérations).
En plus d'aider sur les tâches courantes chronophages, ces logiciels sont censés réduire les erreurs et permettre une prise de décision plus rapide et facilitée. C'est le cas par exemple des logiciels de machine learning en trésorerie, servant notamment à suivre en temps réel des flux et à préparer des budgets.
Annoncer la transformation digitale à son équipe
La transformation digitale du Daf impacte son travail, mais également celui de son équipe, voire des personnes gravitant autour (responsable des ressources humaines, Business Analyst, etc.). Les ressources humaines de l'entreprise peuvent logiquement montrer des réticences à changer de méthodes, ou craindre la place de plus en plus grande prise par le numérique. Il est donc important de faire preuve de pédagogie auprès de toutes ces personnes en amont de la transformation digitale, puis de manière régulière au cours de celle-ci qui perdure. Il est notamment utile d'appuyer sur le fait que l'automatisation concernera certaines tâches rébarbatives et permettra dorénavant à chaque membre de l'équipe de se servir davantage de son expertise dans son travail.
